Des espaces réinventés pour des salles de réunion nouveau style

La réunion, le temps de rencontre au sein de l’entreprise qui selon les cas, motive, rassemble…mais qui doit dans tous les cas toujours trouver la bonne mesure, être dans le cadre au service des salariés et non l’inverse, pour ne pas devenir comme certains l’aiment à l’appeler, « la réunionite », aller en réunion pour le fait d’aller en réunion. Une bonne conduite de réunion avec objectifs, décisions, et timing gérés permet de positionner la réunion au coeur de la décision stratégique de l’entreprise et de son activité opérationnelle. L’image d’Epinal de la salle de réunion, rectangulaire, avec sa table plus ou moins grande permettant d’accueillir au minimum une dizaine de personnes est entrain d’évoluer. Qu’est ce qui est entrain de changer ? Les modes de communication plus rapides, notamment, par la dématérialisation mais également les approches managériales qui privilégient des approches plus souples. Comment cela se traduit-il pour les espaces de travail et notamment les salles de réunion ? Une synthèse entre flexibilité, numérique et nouvelles générations. Le numérique permet le  » dépaysement  » des réunions finalement dans beaucoup d’endroits que l’on soit adepte du travailler-debout, ou assis sur un fauteuil ou un sofa… Qu’est-ce qui va déterminer ces nouveaux lieux de réunions ? La connectivité notamment les écrans, mais aussi la possibilité de s’isoler de manière acoustique ou encore la disponibilité d’outils comme tableaux numériques, tableau blanc…Le dénominateur commun ? La flexibilité du nombre. Comment cela se traduit-il ?

Comment peut-on se réunir « tout seul » ? En fait, pas tout à fait seul ! Il s’agit, dans ce cas, de cette nouvelle forme de réunion. Une seule personne aura un espace à elle avec écran, tout à fait équipée afin de pouvoir communiquer à distance et participer à une réunion qui se déroule dans un autre lieu ou pas. Il peut tout à fait s’agir d’une réunion de type virtuel sans aucun lieu physique, seulement des écrans pour tout lien. Nul besoin d’un grand espace ni de mobiliser une salle entière pour une seule personne. Une cabine ? Une « mono-pièce » pour ce genre de réunion qui permet à une personne d’éviter de se déplacer et pouvoir ainsi répondre de manière très rapide à une demande de présence lors de prise de décision ou de mise au point opérationnelle. Ce choix d’espace permet également de préserver l’ambiance sonore et discrète des autres collaborateurs qui ne sont pas concernés par l’évènement en question.

Ce type de réunion ne demande pas de beaucoup de volume. Un espace qui peut tout à fait sembler informel tout en donnant tous les outils notamment numériques de travail. Une ambiance intimiste pour une réunion confortable voire  » cosy  » favorisant la  » happy attitude  » au sein de l’entreprise et dont les salariés, à plus de la moitié d’entres eux selon les différents sondages, plébiscitent comme facteur de bien-être et de motivation et de cohésion au sein des équipes. Des cloisons amovibles, ou encore des caissons peuvent tout à fait répondre à ces nouvelles formes de besoin de réunion.

Le type même de réunion qui se met en place en un clin d’instant pour une réponse opérationnelle et rapide. Comme peut-elle émerger au sein des espaces de travail ainsi ? Par des aménagements qui, en amont, ont pensé cette flexibilité. Comment ? Par la présence de cloisons amovibles ou encore d’espace  » recoins  » qui donnent la possibilité de se réunir, facilement rapidement sans pour autant nécessiter une planification importante. L’importance étant de donner de la place tant au sens propre que figuré à la réunion pour qu’elle soit facile, agréable et fluide.

Par définition, la réunion commence à partir d’une interaction entre deux personnes et sans limite de nombre. Ici, ne sont proposées que les formes les plus récentes. L’entreprise qui, aujourd’hui, doit de manière fluide gérer tant à la fois le stratégique que l’opérationnel aura à coeur de développer ses espaces qui favoriseront la rencontre, la communication, l’échange pour de nouvelles énergies et de nouvelles dynamiques au sein de son activité. Les agenceurs d’espace professionnels comme les équipes d’Arch’Office proposent des solutions innovantes : flexibles, intelligentes et qui donnent envie de participer à des réunions.