De meeting en réunions : Les approches qui réinventent le genre

Il existe au moins deux principales causes de mise en place d’une réunion : l’informelle organisée en réaction à un événement comme celle planifiée dans le cadre d’une conduite de projet. La mise en place d’une réunion tient toujours d’un ordre quasi immuable : son objectif, les personnes concernées directement, le timing du déroulement, l’intervention de chacun, la prise de décision, la prochaine échéance, le résumé à diffuser, le suivi et éventuellement la date de la prochaine réunion. Cela est toujours simple en théorie et sur le papier. Mais il suffit qu’il manque une étape dans la cette chaîne et la réunion peut devenir inutile et source de mal-être pour les collaborateurs.

Le bien-être commence donc par le respect des étapes d’une conduite de réunion adaptée aux objectifs. Si les étapes sont factuellement respectées, cela va favoriser considérablement le confort des participants. L’utilité de leur présence, qui va donner un sens à leur action. Ou encore le timing bien géré sans (trop) de débordements, et aux heures adaptées à chacun. Le fait qu’une décision ait été prise renforce l’esprit d’appartenance à la cohésion d’équipe et au dynamisme général de l’entreprise. C’est le premier objectif que les collaborateurs donnent à leur travail : du sens à leurs actions. Les réunions qui en donnent sont source de bien-être et donc de nouvelles approches sont possibles.

Selon les entreprises, il peut y avoir beaucoup de réunions ou peu tout dépend du style managérial. De la même manière que l’on parle de confort et de bien-être au travail. Il est légitime de se poser la question du confort si important et commun à tous dans l’entreprise : celle du ou des lieux de rencontre, des meeting, réunions. De la même manière que l’on parle du confort des postes de travail et de leur environnement, la salle de réunion ou son lieu dédié peut (doit ?) intégrer les codes du bien-être des collaborateurs. Certains de ses atouts sont à l’identique d’un espace de travail, mais pas seulement.

Deux grandes approches peuvent être ainsi repensées dans une meeting room : les positions et formes des tables et le fait qu’il y en est ou pas.

– Dis moi la forme de la table de réunion, je te dirai son objectif
S’installer à une table de réunion de forme carrée, ovale, ronde, octogonale… n’impliquera pas le même comportement. Une proposition de forme pour se projeter dans des espaces différents et interagir avec les collaborateurs présents à la réunion. Ainsi en fonction de l’objectif de la réunion, il peut être proposé une organisation spatiale adaptée. Quelles formes et/ou organisation de l’espace ? En rectangle la hiérarchie, en rond la réflexion, en ovale la synthèse, en carré l’équilibre, en triangle la création et en hexagonal la neutre.

– Ceci n’est pas une table de réunion
Une tendance dans les Smartworkplaces, la non attribution de place pour les postes de travail. Ainsi une salle de réunion pourra voir le jour sans table formelle mais des lieux informels de point de rencontre. Ils peuvent prendre la forme de simples fauteuils dans un espace insonorisé ou encore de poste-assis-debout…Ils s’adaptent aux styles de la réunion et non plus un formatage pouvant être vu comme une règle imposée notamment auprès des plus jeunes recrues.

Table ou pas table, les nouveaux codes de la réunion

Dans le cadre d’une réunion, les sens de chacun peuvent être sollicités par de multiples facteurs. Dans la recherche du bien-être au travail, il y a la prise en compte des ambiances créatrices de bien-être.

– La lumière et son intensité; Un système d’éclairage le plus proche possible de celui de la lumière du jour notamment dans les salles de réunion parfois sans fenêtre, surtout en hiver saura apporter réconfort et vitalité.

– L’apport d’une présence végétale dans les espaces de travail est reconnu comme source de bien-être et de ressourcement. Il peut être intéressant de les prévoir également en salle de réunion.

– Une autre approche olfactive qui se trouve de plus en plus dans grandes salles de meeting room, l’approche selon les moments de la journée, de dispersions d’huiles essentielles revigorantes, apaisantes via le système de ventilation.

– A ce confort, visuel et sensoriel se rajoute un confort purement ergonomique, la qualité des assises proposée aux collaborateurs. Le design, c’est bien mais le maintien du dos aussi, surtout si les réunions durent plusieurs heures.

Quelques outils peuvent être rajoutés à ceux notamment prévus pour le confort d’un smartworplace. Que pourrait on proposer dans une salle de réunion ?

– Une table intelligente qui retranscrit le rapport ? C’est la « The Listening Table est une table intelligente développée par le New York Times. » Elle retranscrit toutes les conversations et fait le compte-rendu des réunions… » https://iq.intel.fr/table-sur-ecoute-avec-listening-table/ Une façon de sécuriser la bonne transmission et l’archivage des décisions, échanges au cours d’une réunion

– Les sièges intelligents qui provient de l’innovation Nissan, au Japon et qui va ravir ceux qui oublient les sièges de bureau en l’état après une réunion… Il s’agit de claquer dans les mains à la fin d’une séance pour que de manière autonome les sièges reprennent leur place. Prêts pour la prochaine réunion. Video by Nissan

Le café, les jus d’orange sont une tradition « corporate » acquis comme un code immuable une reconnaissance de bienvenue lors de meeting. Aujourd’hui il est possible d’enrichir tant au point de vue de l’offre que de la santé en proposant des produits frais avec le café d’accueil du matin. De plus en plus, les entreprises proposent dans le cadre de la santé de leurs collaborateurs des fruits frais tous les jours sur le lieu de travail. Une salle de réunion aux allures vitaminées de fruits de saison peut changer et satisfaire la petite culpabilité, de ne pas, peut-être, toujours prendre le temps de manger plus « équilibré ».

« Le bien n’est pas différent de l’utile » selon Jean-Paul Galibert. Que l’on soit parfois en mode « réunionite » ou en mode souple de réunions informelles entre collaborateurs, l’approche bien-être renforce ce moment vital dans la vie d’une entreprise. C’est le lieu de décisions, de nouveautés, d’impulsions dont l’entreprise à besoin pour affronter les nouveaux challenges auxquelles elle est constamment confrontée. L’approche 360 de la réunion propose ainsi de lier non seulement l’utile, pour l’entreprise mais dans le sens aussi du collaborateur qui se sent utile, à l’agréable. Finalement, « il emporte tous les suffrage, celui qui mêle l’utile à l’agréable » Horace.